Universal Accessibility – Barrierefreie PDFs rendern

PDF/UA (Universal Accessibility) ist der internationale Standard für barrierefreie PDF-Dokumente nach ISO 14289-1. Mit Output.Rocks können Sie PDFs rendern, die assistive Technologien von modernen Viewern wie Screenreader optimal unterstützen.

Workflow auf einen Blick

Warum PDF/UA für Ihre Kunden wichtig ist

Für Privatkunden

• Sehbeeinträchtigte Personen können Rechnungen, Verträge und Korrespondenz mit Screenreadern vollständig erfassen
• Motorisch eingeschränkte Nutzer navigieren einfacher durch strukturierte Dokumente mit Tastatur-Navigation
• Ältere Kunden profitieren von klarer Struktur und besserer Lesbarkeit in digitalen Viewern
• Mobile Nutzer erleben optimierte Darstellung auf kleinen Bildschirmen durch semantische Struktur

Für Geschäftsdokumente

• Compliance: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z.B. BITV 2.0, EU-Richtlinie 2016/2102)
• Professionalität: Zeigt Verantwortung und Inklusivität als Unternehmensstandard
• Effizienz: Strukturierte PDFs sind maschinenlesbar und ermöglichen automatisierte Verarbeitung
• Zukunftssicherheit: Vorbereitung auf kommende Accessibility-Gesetze und -Standards

Überblick der Möglichkeiten

Um komplett PDF/UA-konforme PDFs zu erreichen bedarf es unterschiedlicher Schritte, die in automatisierbar und manuell unterteilt werden.

Was Output.Rocks automatisiert

• XMP-Metadaten-Stream: Strukturierte Dokument-Metadaten für bessere Auffindbarkeit
• Tagged PDF-Struktur: Semantische Struktur (/StructTreeRoot, /RoleMap, /MarkInfo)
• Viewer-Präferenzen: Anzeige des Dokumenttitels (ViewerPreferences/DisplayDocTitle)
• Sprach-Unterstützung: Übernahme der Dokumentsprache aus der Vorlage, zBsp. um Texte korrekt ausgesprochen vorgelesen zu bekommen

Was manuell in der Vorlage angelegt werden muss

• Alternative Texte (Alt-Texte) für Bilder und Grafiken, die von Screenreadern vorgelesen werden
• Korrekte Tabellen-Header mit Scope-Definition, damit Screenreader die Daten korrekt verstehen
• Semantische Überschriften-Hierarchie (H1→H2→H3), die eingehalten werden muss
• Echte Hyperlinks mit aussagekräftigem Textinhalt
• Listen mit integrierten Formatvorlagen
• Korrekte Dokumentsprache und -titel

Weiter unten werden diese Punkte für Ihre Vorlagen im Detail erläutert.

UA Validierungsmöglichkeiten

Prüfen Sie Ihre generierten PDFs mit professionellen Validatoren, etwa:

• Vor dem Rendern im Vorlagen-Editor: Word-integrierte Prüfung:

  • Überprüfen → Barrierefreiheit prüfen (Word 2016/2019)
  • Tools → Barrierefreiheit prüfen (Word 356)

• Web-basierte Validatoren:

  • PDFix Online Validator ↗ – Detaillierte Reports mit Export-Funktion.
  • PAVE (PDF Accessibility Validation Engine) ↗ – Sehr guter, kostenloser Online-Check, bei dem einzelne Probleme interaktiv erkundet werden können.

• Desktop-Tools:

  • PAC 2024 – Professioneller PDF Accessibility Checker (kostenlos)
  • Adobe Acrobat Pro – Preflight Check als kostenpflichtiges Feature mit PDF/UA-Profilen

PDF/UA Aktivierung

Parameter setzen

Um PDF/UA beim Rendering zu aktivieren, muss Ihr Payload das or-Objekt enthalten und dort den Parameter pdfUniversalAccessibility auf true setzen.

{
  "data": {
    "irgendwelche": {
      "andere": "foo",
      "daten": "bar"
    }
  },
  "or": {
    "pdfUniversalAccessibility": true
  }
}

Erläuterung XMP-Metadaten-Stream

Der Parameter pdfUniversalAccessibility: true aktiviert einen strukturierten XMP-Metadaten-Stream im PDF-Katalog:

Manuelle Konfiguration in Vorlagen

Die folgenden Schritte müssen in Ihrer .docx-Vorlage manuell durchgeführt werden, da sie nicht automatisch vom Rendering-Parameter abgedeckt werden:

Dokumentsprache und -titel setzen

Legt die globale Sprache für korrekte Aussprache fest und einen stabilen Dokumenttitel, der in PDF‑Metadaten und Viewern angezeigt wird.

In Microsoft Word:

1. Datei → Informationen → Eigenschaften → Erweiterte Eigenschaften
2. Titel eingeben (z. B. "Kundenabrechnung")
3. Überprüfen → Sprache → Sprache für Korrekturhilfen festlegen
4. Deutsch (Deutschland) auswählen und Als Standard festlegen

Überschriften-Hierarchie anlegen

Erzeugt eine semantische Gliederung (H1/H2/H3), damit Screenreader Kapitel erkennen und direkt anspringen können.

Korrekte Struktur ohne Sprünge:

1. Start → Formatvorlagen → Überschrift 1 für Hauptüberschriften
2. Überschrift 2 für Unterkapitel, Überschrift 3 für weitere Unterpunkte
3. Niemals Überschrift-Ebenen überspringen (H1 → H3 ohne H2 ist fehlerhaft)

Listen richtig erstellen

Erzeugt eine semantische Listenstruktur (List/LI/Lbl/LBody), damit Screenreader Listenelemente korrekt ankündigen und zählen.

Für nummerierte Listen:

• Erste Zeile der Liste anklicken → Start → Nummerierung → Gewünschtes Format auswählen

Für Aufzählungen:

• Erste Zeile der Liste anklicken → Start → Aufzählungszeichen → Gewünschtes Format auswählen

Tabellen barrierefrei gestalten

Markiert Kopfzeilen mit Scope, damit Screenreader zu jeder Datenzelle die passenden Spalten- oder Zeilenüberschriften vorlesen.

Kopfzeilen (Header) definieren:

1. Word 356: Tabelle markieren → Table Design-Banderole Word 2016/2019: Tabelle markieren → Tabellentools → Entwurf (Windows) / Table Design (macOS)
2. Kopfzeile aktivieren (Häkchen setzen)
3. Erste Zeile als Kopfzeile anklicken und formatieren
4. Word 2016/2019:Layout → Eigenschaften → Zeile → Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen Word 356: Tabelleneigenschaften → Zeilen → Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen

Alt-Texte für Bilder hinzufügen

Beschreibt nicht-textuelle Inhalte, damit Screenreader die Aussage der Grafik vermitteln können; dekorative Elemente werden übersprungen.

Für inhaltliche Bilder:

1. Bild rechtsklicken → Grafik formatieren
2. Layout und Eigenschaften → Alternativtext
3. Beschreibung eingeben (z. B. "Diagramm zeigt Stromverbrauch nach Monaten")
4. Titel optional ergänzen

Für dekorative Elemente:

1. Gleicher Weg wie oben
2. Beschreibung leer lassen oder "Dekoratives Element" eingeben
3. Als dekorativ markieren (falls verfügbar)

Hyperlinks korrekt setzen

Verwendet aussagekräftige Linktexte, damit Screenreader Ziel und Zweck eines Links verständlich ankündigen.

Aussagekräftige Linktexte verwenden:

Ein sprechender Link ist ein Hyperlink, dessen Text den Zweck oder das Ziel des Links klar beschreibt. Dies ist besonders wichtig für Screenreader-Nutzer, da sie den Linktext hören und so den Kontext und die Relevanz des Links besser verstehen können.

In Word einfügen:

1. Text markieren → Einfügen → Link (oder Strg+K)
2. URL eingeben
3. Anzuzeigender Text sollte aussagekräftig sein
4. ScreenTip für zusätzlichen Kontext setzen

ScreenTip-Text hinzufügen:

Ein ScreenTip ist ein Tooltip-Text, der angezeigt wird, wenn Benutzer mit der Maus über einen Hyperlink fahren. Dieser Text wird von Screenreadern vorgelesen und verbessert die Barrierefreiheit.

ScreenTip in Word einrichten:

1. Hyperlink erstellen oder bearbeiten: Rechtsklick auf den Link → "Hyperlink bearbeiten"
2. ScreenTip-Text hinzufügen: Im Hyperlink-Dialog auf "ScreenTip..." klicken
3. Gewünschten Text eingeben (z.B. "Klicken Sie hier für detaillierte Anleitungen zur PDF/UA-Konformität")
4. "OK" klicken

Lese-Reihenfolge optimieren

Sichert eine lineare, logische Reihenfolge der Inhalte, damit Screenreader Text in sinnvoller Abfolge vorlesen.

Strukturelle Grundsätze:

• Inhalte in logischer Reihenfolge anordnen
• Komplexe Layouts mit Textfeldern/Spalten vermeiden
• Bei mehrspaltigem Text: Layout → Spalten verwenden (nicht manuelle Textfelder)
• Textfeld-Anker korrekt positionieren für logische Lesereihenfolge
• Bilder: Zeilenumbruch "Mit Text in Zeile" für bessere Struktur

Häufige Stolpersteine und Lösungen

Bei der PDF/UA-Validierung treten häufig ähnliche Probleme auf. Hier finden Sie die häufigsten Stolpersteine und deren Lösungen:

Beispiel-Vorlage

Eine vollständige PDF/UA-konforme Vorlage zum Herunterladen und Testen: