Eingabemasken für manuelle Dokumentenerstellung

Unser Output Management ermöglicht es, Masken für modulare Dokumente zu entwerfen. Damit können Sie auch außerhalb von automatisterten Systemevents die Erstellung, Gestaltung und den Versand von Dokumenten mit minimalem Aufwand und aus eigener Hand vereinheitlichen und verwalten.

Dafür werden Eingabe-Vorlagen (die sogenannten Masken) als Web-Formular im Browser erstellt. Diese beherrschen verschiedenste Eingabe-Optionen für den täglichen Gebrauch – vom freien Textfeld, Datums- und Datenfeldern bis zur Auswahl vorformulierter und formatierter Dokumentenmodule.

Eingabemasken eignen sich perfekt für die manuelle Erstellung von Dokumenten, wie z.B.

im Kundendienst und Support
für Individual-Kommunikation im Vertrieb
im B2B Bereich
für Dokumente nach regulatorischen Vorgaben

Nutzungsprinzip

SETUP - Dokumentmaske erstellen

1. .docx-Vorlage erstellen
Erstellen Sie eine .docx-Vorlage mit Platzhaltern wie <<formGruppe.feldname>>
Neben eingefügten Feldern können auch Texte, Komponenten und andere Inhalte für logische Auswahlmöglichkeiten vorbereitet werden.

↓

2. Eingabemaske konfigurieren
Unter Vorlagen-Management → Formulare definieren Sie die JSON-Struktur
Tabs (thematische Aufteilung der Eingabemaske) → Gruppen (Datenobjekte) → Felder (zBsp. text, select, date, checkbox, etc.)

↓

3. Vorlage verknüpfen
Vorlagen-Identifier in das Feld "Vorlage-Identifier" eintragen
Eindeutige Verbindung zwischen JSON-Maske und .docx-Vorlage herstellen

↓

✓ Maske verfügbar
Eingabemaske ist automatisch unter → Mit Eingabemaske rendern für Redakteure verfügbar
Sofortige Einsatzbereitschaft ohne weitere Konfiguration

Konfiguration

Stamm-Vorlage zuweisen

Zuerst weisen sie die Maske einer Stamm-Vorlage zu. Wird die Maske später redaktionell ausgefüllt, werden ihre Einträge beim Rendern immer in genau dieser Vorlage verwendet.

Für die Zuweisung einer Vorlage nutzen Sie deren identifier im Reiter Details in dem Feld Vorlage-Identifier. Bestehende Vorlagen werden bei Eingabe automatisch vorgeschlagen. Es können aber auch noch-nicht-bestehende Vorlagen-Identifier eingegeben werden (vergessen Sie in dem Fall dann nicht, genau diesen Identifier beim Erstellen der Vorlage zu vergeben).

Vorlage-Identifier *

Eingabefelder für eine Vorlage

Eingabemasken werden unter Vorlagen-Management → Eingabemasken konfiguriert und mit dem identifier der zu verwendenden Stamm-Vorlage versehen.

Zuerst überlegen Sie, welche Informationen ein Redakteur für die manuelle Erstellung eines Dokumentes selbst eingeben muss. Diese Informationen werden dann in der Maske als Eingabefelder definiert.

Die Konfiguration von Eingabemasken erfolgt im Reiter Konfiguration im JSON-Format. Hier ist ein Beispiel einer vollständigen Masken-Konfiguration mit zwei Tabs, darin enthaltenen Gruppen und verschiedenen Feldtypen:

{
  "webhooks": [],
  "form": [
    {
      "tab": "Erstes Tab zum Strukturieren der Maske",
      "info": "Infos zu jedem Tab werden hier eingefügt",
      "warning": "Warnungen, wie diese, werden farbig hervorgehoben.",
      "danger": "Kritische Informationen, wie diese, werden rot dargestellt.",
      "groups": [
        {
          "group": "Kundendaten",
          "key": "kundendaten",
          "fields": [
            {
              "key": "firstname",
              "type": "text",
              "label": "Vorname",
              "placeholder": "Max",
              "help": "Kunden-Vorname hier eingeben",
              "size": "sm",
              "required": false,
              "width": 6
            },
            {
              "key": "lastname",
              "type": "text",
              "label": "Nachname",
              "placeholder": "Mustermann",
              "help": "Kunden-Nachname hier eingeben",
              "size": "sm",
              "required": true,
              "width": 6
            }
          ]
        }
      ]
    },
    {
      "tab": "Zweites Tab zum Strukturieren der Maske",
      "info": "info, warning und danger können auch null sein, wodurch sie nicht angezeigt werden.",
      "warning": null,
      "danger": null,
      "groups": [
        {
            "group": "Antwort an den Kunden",
            "key": "antwort",
            "fields": [
            {
                "key": "antwortText",
                "type": "textarea",
                "label": "Langes Textfeld für die Antwort",
                "placeholder": "Hier kann ein langer, individueller Text eingegeben werden",
                "help": "Hier stehen Hinweise zum Formulieren der Antwort",
                "rows": 5,
                "size": "lg",
                "required": true,
                "width": 12
            }
          ]
        }
      ]
    }
  ]
}

Der Button Vorschau wird nur im Backend auf Mit Eingabemaske rendern angezeigt. Mit ihm können Sie Ihre Eingaben in ein gerendertes Dokument umwandeln.

Die entsprechende Felder können dann in ihrer .docx Vorlage verwendet werden. Dabei sind die eingegeben Daten direkt in Objekten der jeweilige Gruppen verfügbar. Sie folgen also der Syntax gruppenKey.feldKey.

Beispiel für die Verwendung in der Vorlage und der Maske:

In der .docx-Vorlage:

Sehr geehrte/r Herr/Frau <<kundendaten.nachname>>,

vielen Dank für Ihre Anfrage.

<<antwort.antwortText>>

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Kundenservice-Team

Feldtypen

Eingabemasken können verschiedene Arten von Eingabefeldern enthalten, die auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind.

Verfügbare Feldtypen

Textfelder

Einzeiliger Text
(type: "text")
Textfeld
(type: "textarea")

Auswahlfelder

Dropdown-Menü
(type: "select")
True/False Checkboxen
(type: "checkbox")

Spezialfelder

Datumsauswahl
(type: "date")

Checkbox

Checkboxen werden verwendet, um Boolean-Werte (wahr/falsch) zu speichern. Die Checkbox gibt true zurück, wenn sie angekreuzt ist, und false, wenn sie nicht angekreuzt ist. Dies kann in Vorlagen für bedingte Logik genutzt werden.

{
  "key": "booleanCheckbox",
  "type": "checkbox",
  "label": "Eine Checkbox mit Boolean-Wert",
  "help": "Der Hilfetext für die Checkbox",
  "size": "lg",
  "width": 6
}

Select

Select-Felder erlauben die Auswahl aus vordefinierten Optionen und geben den ausgewählten Schlüssel (key) zurück.

{
  "key": "selectValue",
  "type": "select",
  "label": "Optionen zur Auswahl",
  "help": "Hilfetext für das Auswahlfeld",
  "size": "sm",
  "options": [
    {
      "key": "",
      "value": "--Bitte wählen--"
    },
    {
      "key": "key1",
      "value": "Option 1"
    },
    {
      "key": "key2",
      "value": "Option 2"
    },
    {
      "key": "key3",
      "value": "Option 3"
    }
  ],
  "width": 6
}

Date

Datumsfelder bieten eine benutzerfreundliche Kalenderansicht und formatieren das Datum standardmäßig.

{
  "key": "dateValue",
  "type": "date",
  "label": "Datumsauswahl",
  "help": "Hilfetext für das Datumsfeld",
  "format": "dd.MM.yyyy",
  "size": "lg",
  "width": 6
}

Masken-Struktur und Layout

Die Struktur einer Eingabemaske wird durch Tabs, Gruppen und Felder definiert:

Tabs ermöglichen die Untergliederung komplexer Eingabemasken in thematische Abschnitte.

{
  "tab": "Name des Tabs",
  "info": "Hilfetext für den Tab",
  "groups": [...]
}

Unterstützte Feld-Formatierungen:

placeholder: Zeigt einen Beispielwert im leeren Feld an
help: Hilfetext zum Feld
size: Höhe des Feldes (sm, lg)
width: Breite des Feldes (1-12 Einheiten in einem 12-Spalten-Grid)

Validierung von Eingaben

Validierungen stellen sicher, dass nur korrekte und vollständige Daten übermittelt werden.

Einfache Validierungen

Pflichtfeld (required: true)
Format-Vorgaben (z.B. format bei Datumsfeldern)
Auswahl aus vordefinierter Liste (options bei Select-Felder)

Praktisches Beispiel: Kundensupport-Antwortmaske

Hier ist ein typisches Beispiel für eine Kundensupport-Antwort-Eingabemaske:

{
  "form": [
    {
      "tab": "Anfrage-Details",
      "info": "Daten zur Kundenanfrage",
      "groups": [
        {
          "group": "Kundendaten",
          "key": "kunde",
          "fields": [
            {
              "key": "kundennummer",
              "type": "text",
              "label": "Kundennummer",
              "required": true,
              "placeholder": "K12345",
              "width": 6
            },
            {
              "key": "anfragetyp",
              "type": "select",
              "label": "Art der Anfrage",
              "required": true,
              "options": [
                {"key": "rechnung", "value": "Rechnungsanfrage"},
                {"key": "vertrag", "value": "Vertragsänderung"},
                {"key": "stoerung", "value": "Störungsmeldung"}
              ],
              "width": 6
            }
          ]
        }
      ]
    },
    {
      "tab": "Antwort",
      "groups": [
        {
          "group": "Antworttext",
          "key": "antwort",
          "fields": [
            {
              "key": "verwendeStandardtext",
              "type": "checkbox",
              "label": "Standardtext verwenden",
              "help": "Bei Aktivierung wird der Standardtext für diese Anfrageart eingefügt",
              "width": 12
            },
            {
              "key": "inhalt",
              "type": "textarea",
              "label": "Individueller Antworttext",
              "rows": 5,
              "required": false,
              "width": 12
            }
          ]
        }
      ]
    }
  ]
}

Präzise Dokumentlenkung mit Eingabemasken

Alle Eingabemasken, Textbausteine, Grafiken und Daten werden zentral im Output.Rocks Backend verwaltet
Masken-Definitionen können einfach und schnell angepasst werden
Benutzerfreundliche Oberfläche durch Tab-Struktur und kontextbezogene Hilfestellungen
Validierung der Eingaben sorgt für korrekte und vollständige Daten
Sicherstellung der regulatorischen Vorgaben und Compliance

Nächste Schritte:

Funktionale Daten

Nutzen Sie Formeln und bedingte Logik, um Kundendaten dynamisch in Ihren Vorlagen zu verarbeiten

Module & Validierungen

Erfahren Sie, wie Sie wiederverwendbare Module erstellen und zur dynamischen Validierung einsetzen