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Individualschreiben rendern

Individualschreiben über Eingabemasken erstellen, in der Vorschau prüfen und optional in SharePoint bearbeiten

Mit Renderings → Individualschreiben rendern (zuvor „Mit Eingabemaske rendern“) erstellen Sie Individualschreiben über Eingabemasken: Web-Formulare, die direkt mit einer Vorlage verknüpft sind. Sie füllen das Formular aus, prüfen das Ergebnis in der Vorschau und starten anschließend den Rendering-Prozess. Optional kann das Dokument vor dem Prozessstart vollständig in Word Online (SharePoint) bearbeitet werden.

Eine detaillierte Einführung in die Konfiguration und Verwendung von Eingabemasken finden Sie unter Individualschreiben und Eingabemasken für manuelle Dokumentenerstellung.

Diese Seite zeigt eine Liste aller Elemente, und darüber diverse Aktionen, die du ausführen kannst:
Individualschreiben rendern
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Eingabemasken-ListeEingabemaske im EinsatzIn SharePoint bearbeiten

Eingabemasken-Liste

Welche Eingabemasken angezeigt werden und wie die Übersicht aufgebaut ist, hängt von der Benutzerrolle ab.

Ansicht für Individualschreiben-Nutzer

Benutzer mit der Berechtigung Individualschreiben (oder Individualschreiben ohne SharePoint-Bearbeitung), aber ohne Rolle Vorlagen-Editor, sehen eine Kartenliste aktiver Eingabemasken. Jede Karte zeigt die Beschreibung (oder den Vorlage-Identifier) und den Button Individualschreiben erstellen, der das Formular zur Datenerfassung öffnet. Inaktive Masken und solche mit zukünftigem Aktiv ab-Datum erscheinen nicht.

Ansicht für Vorlagen-Editoren

Benutzer mit Vorlagen-Editor sehen eine sortierbare Tabelle aller Eingabemasken. Über das Suchfeld filtern Sie nach Vorlage-Identifier, Beschreibung oder Kommentar. In den Aktionen öffnen Sie die Maske zur Datenerfassung oder rufen die Detailansicht (Konfiguration, Status) auf.

Typische Spalten: ID, Vorlage-Identifier, Beschreibung, Kommentar, Aktiv ab, Aktiv – bei aktivierten Umgebungs-Mandanten zusätzlich SubClient und Standard für SubClients.

ID

Vorlage-Identifier

Beschreibung

Aktiv ab

Aktiv

Aktionen

34masken-templateBeschreibung der Eingabemaske01.01.2026Aktiv

Das Web-Formular wird aus der JSON-Konfiguration der Eingabemaske generiert und über den Vorlage-Identifier mit der .docx-Vorlage verknüpft. Die Konfiguration pflegen Sie unter Individualschreiben (Eingabemasken).

Funktionsweise

Eingabemasken verbinden Web-Formulare mit Dokument-Vorlagen:

  1. Eingabemaske konfigurieren: Unter Individualschreiben (Eingabemasken) legen Sie die JSON-Konfiguration (Tabs, Gruppen, Felder) an und verknüpfen sie per Vorlage-Identifier mit der .docx-Vorlage.
  2. Formular öffnen: In der Liste Individualschreiben erstellen wählen (Kartenansicht) bzw. die Maske über die Aktionen öffnen (Tabellenansicht).
  3. Datenerfassung und Vorschau: Der Benutzer füllt das Formular aus und kann das gerenderte Ergebnis über Vorschau aktualisieren prüfen – beliebig oft, ohne einen Prozess zu starten.
  4. Prozessstart: Mit Individualschreiben erstellen starten Sie den Rendering-Prozess mit den Formulardaten als JSON-Payload (inklusive Dokumenten, E-Mails und Webhooks). Eine vorherige Vorschau ist nicht zwingend – empfohlen wird sie aber zur inhaltlichen Kontrolle.

Eingabemaske im Einsatz

Nach dem Öffnen einer Eingabemaske erscheint das Formular zur Datenerfassung. Die Struktur wird vollständig aus der JSON-Konfiguration der Eingabemaske generiert.

Tab-Struktur

Die Eingabemaske ist in mehrere Tabs unterteilt, die verschiedene Bereiche des Formulars organisieren. Jeder Tab kann mehrere Cards (Gruppierungen) enthalten, die thematisch zusammengehörige Felder bündeln.

Tab 1: KopfteilTab 2: HauptteilTab 3: Schlußteil

Card: Fall Information

7-stellige Fallnummer nach StB 27a Feld 1.

Unterstützte Feldtypen

Die Eingabemaske unterstützt verschiedene Feldtypen, die in der JSON-Konfiguration der Eingabemaske definiert werden:

  • Text (text): Einzeilige Texteingabe (z. B. Fallnummer, Name)
  • E-Mail (email): Einzeilige Eingabe mit E-Mail-Format
  • Zahl (number): Numerische Eingabe mit Validierung
  • Textarea (textarea): Mehrzeilige Texteingabe (z. B. Begründungen)
  • Richtext (richtext): Formatierter Text mit Editor-Toolbar (HTML in der Vorlage über <<html:…>>)
  • Checkbox (checkbox): Boolean-Auswahl
  • Select (select): Auswahl aus vordefinierten Optionen
  • Datum (date): Datumsauswahl

Konfigurationsbeispiele zu allen Feldtypen finden Sie unter Feldtypen in der Einführung zu Eingabemasken.

Alle Feldtypen können mit Pflichtfeld-Markierung (*), Placeholder-Text, Hilfetext und Validierungen konfiguriert werden.

Alert-Boxen

Innerhalb der Tabs können Alert-Boxen platziert werden, um wichtige Hinweise hervorzuheben:

  • Warning (Gelb): Wichtige Hinweise, die beachtet werden sollten
  • Info (Blau): Zusätzliche Informationen zur Verwendung
  • Danger (Rot): Kritische Warnungen, z.B. Datenschutz-Hinweise

Aktionen: Reset, Vorschau aktualisieren, Individualschreiben erstellen

Oberhalb des Formulars steht der Button Reset: Er lädt die Eingabemaske vom Server neu, setzt alle Eingaben zurück und verwirft Vorschau sowie eine laufende SharePoint-Bearbeitung. Die weiteren Aktionen befinden sich in der Vorschau:

  • Vorschau aktualisieren rendert die aktuellen Formulardaten und zeigt das Ergebnis an – ohne einen Prozess zu starten. Die Vorschau kann nach jeder Änderung erneut aktualisiert werden.
  • Download lädt das gerenderte Vorschau-Dokument herunter.
  • In SharePoint bearbeiten (optional, siehe unten) öffnet das Dokument zur vollständigen Bearbeitung in Word Online.
  • Individualschreiben erstellen startet den finalen Rendering-Prozess.

Vorschau

Nach Vorschau aktualisieren wird das Dokument gerendert und in einer Vorschau angezeigt. Die Vorschau ist in zwei Tabs unterteilt:

  • Dokumente: Zeigt alle gerenderten PDF-Dokumente mit Accordion-Struktur zur Vorschau
  • E-Mails: Zeigt alle gerenderten E-Mails inklusive Anhänge

Vorschau

Dokumente

E-Mails

Gerenderte Dokumente und E-Mails werden hier angezeigt

Die Vorschau ermöglicht es, das gerenderte Dokument sofort zu überprüfen, bevor es weiterverarbeitet oder versendet wird. Bei Bedarf können Sie das Formular anpassen und erneut rendern.

Webhooks in der Vorschau: Ist in der Eingabemasken-Konfiguration ein Webhook hinterlegt, werden Pre-Rendering-Webhooks (z. B. Custom-OAuth2-Datenabrufe) bereits in der Vorschau ausgeführt – die Vorschau zeigt damit die Daten nach Mappings und Pre-Rendering-Schritten. After-Rendering-Webhooks werden in der Vorschau nie ausgelöst. Beim anschließenden Individualschreiben erstellen laufen Mappings und Pre-Rendering-Webhooks erneut; After-Rendering-Webhooks werden beim Prozessstart normal ausgeführt.

E-Mails in der Vorschau bearbeiten

Im Tab E-Mails kann der Textkörper einzelner E-Mails direkt in der Vorschau bearbeitet werden (Kennzeichnung: Bearbeitbar – Änderungen fließen in die erstellte E-Mail ein.). Über einen Rich-Text-Editor passen Sie den E-Mail-Inhalt an; Änderungen verwerfen stellt den ursprünglichen Inhalt wieder her. Beim Klick auf Individualschreiben erstellen werden die bearbeiteten E-Mail-Inhalte für den Prozess übernommen.

Persönliche Unterschrift

Hat der angemeldete Benutzer in den Benutzer-Einstellungen eine persönliche Unterschrift (PNG) hinterlegt, wird sie bei Renderings über Eingabemasken automatisch in die Dokumentdaten übernommen. In der Vorlage wird sie über den Bild-Platzhalter img_user.signature eingesetzt.

Individualschreiben in SharePoint bearbeiten

Mit der SharePoint-Bearbeitung kann das gerenderte Dokument vor dem Prozessstart vollständig in Word Online bearbeitet werden – mit allen Word-Funktionen, über die Felder der Eingabemaske hinaus. Der Button In SharePoint bearbeiten erscheint in der Dokument-Vorschau, wenn die Funktion für die Eingabemaske aktiviert ist (siehe Konfiguration der Eingabemaske) und der Mandant SharePoint konfiguriert hat.

Ablauf

  1. Formular ausfüllen und Vorschau aktualisieren klicken.
  2. In SharePoint bearbeiten klicken. Ein Status-Banner zeigt den Fortschritt: Das Dokument wird als DOCX gerendert, nach SharePoint hochgeladen und steht anschließend zur Bearbeitung bereit.
  3. Word Online öffnet sich automatisch in einem neuen Tab (alternativ: Dokument in SharePoint öffnen). Dort bearbeiten Sie das Dokument mit den gewohnten Word-Funktionen; Word speichert automatisch.
  4. Zurück in Output.Rocks: Editiertes Dokument laden klicken. Das bearbeitete Dokument wird als PDF-Vorschau geladen; das Formular ist ab jetzt gesperrt, damit Formulareingaben und bearbeitetes Dokument nicht auseinanderlaufen.
  5. Individualschreiben erstellen klicken. Der Prozess wird mit dem bearbeiteten PDF fortgesetzt (statt mit dem ursprünglich gerenderten Dokument); die SharePoint-Bearbeitung wird abgeschlossen und die Zugriffsberechtigungen werden entzogen.

Der Status der Bearbeitung wird laufend im Banner angezeigt – u. a. „SharePoint-Bearbeitung wurde angelegt.“, „Dokument wird als DOCX gerendert und nach SharePoint hochgeladen …“, „Dokument wurde nach SharePoint hochgeladen.“, „Dokument ist in SharePoint zur Bearbeitung bereit.“ und „SharePoint-Bearbeitung wurde abgeschlossen.“. Nicht abgeschlossene Bearbeitungssitzungen laufen nach einiger Zeit automatisch ab und werden serverseitig aufgeräumt.

Berechtigungen

  • Individualschreiben (ROLE_INDIVIDUAL_LETTER_EDITOR): Erstellen von Individualschreiben inklusive Bearbeitung in SharePoint. In den Rollen Genehmiger und Vorlagen-Editor enthalten.
  • Individualschreiben ohne SharePoint-Bearbeitung (ROLE_INDIVIDUAL_LETTER_CREATOR): Erstellen von Individualschreiben ohne SharePoint-Bearbeitung – der Button wird für diese Benutzer nicht angeboten.

Details zu allen Rollen finden Sie unter Benutzer.

SharePoint vergibt die Bearbeitungsrechte an die Microsoft-365-E-Mail-Adresse des Benutzers. Weicht das Microsoft-365-Konto von der Anmelde-E-Mail ab, hinterlegt der Benutzer seine Microsoft-365-Adresse in den Benutzer-Einstellungen unter Microsoft 365 / SharePoint.

Voraussetzungen und Konfiguration (Admin)

Die SharePoint-Bearbeitung wird pro Mandant in den Einstellungen unter Dokumentbearbeitung konfiguriert:

  • SharePoint Site-URL: Vollständige URL der SharePoint-Site, auf der die Dokumente während der Bearbeitung abgelegt werden (z.B. https://firma.sharepoint.com/sites/dokumente).
  • Dokumentbibliothek: Name der Dokumentbibliothek; leer = Standardbibliothek der Site.
  • App-Registrierung (Microsoft Entra): Optional eine mandantseigene App-Registrierung mit Verzeichnis-ID (Mandant), Anwendungs-ID (Client) und Geheimer Clientschlüssel. Die drei Felder müssen gemeinsam ausgefüllt werden; bleiben sie leer, wird die systemweite App-Registrierung der Output.Rocks-Instanz verwendet.
  • Verbindung testen: Prüft Site, Bibliothek und Zugangsdaten, ohne zu speichern.
  • Für Umgebungs-Mandanten freigeben: Wenn aktiviert, nutzen Umgebungs-Mandanten ohne eigene SharePoint-Konfiguration die Konfiguration des Mandanten. Wenn deaktiviert, ist die SharePoint-Bearbeitung nur für Umgebungs-Mandanten mit vollständig eigener Konfiguration verfügbar.

Über den Auswahlschalter Einstellungen für kann die Konfiguration auch je Umgebungs-Mandant gepflegt werden: Client-Standard (alle Umgebungs-Mandanten) oder ein einzelner Umgebungs-Mandant. Leere Felder eines Umgebungs-Mandanten erben vom Client-Standard.

Die verwendete Entra-App-Registrierung benötigt Zugriff auf die SharePoint-Site (Sites-Berechtigung über Microsoft Graph). Die Dokumentbibliothek muss einmalig vorbereitet werden – sprechen Sie hierzu Ihren SharePoint-Administrator oder den Output.Rocks-Support an.

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