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XML-Prozesse

Übersicht aller E-Rechnungs-XML-Prozesse (ZUGFeRD & XRechnung) inklusive Aussteuerung

Hier sehen Sie alle E-Rechnungs-XML-Prozesse Ihrer Instanz oder Mandanten-Umgebung. Ein XML-Prozess ist – neben Dokumenten- und E-Mail-Prozessen – der dritte Prozesstyp und bildet den Lebenszyklus einer erzeugten E-Rechnungs-XML ab: Mapping → Erzeugung → KoSIT-Validierung → (Auslieferung) → fertig.

Ein XML-Prozess entsteht in zwei Fällen:



  • Eingebettete ZUGFeRD-Rechnung: Die XML gehört zu einem PDF-Dokument. Der zugehörige Dokumentenprozess wird zurückgehalten, bis die XML gültig ist, und bettet sie anschließend in das PDF ein.
  • Eigenständige XRechnung: Reine XML ohne PDF (kein Dokumentenprozess), die über einen eigenen Auslieferungsweg verschickt wird.

Jeder erfolgreich abgeschlossene XML-Prozess zählt als ein abrechenbares Element – analog zu einer Seite oder einer E-Mail (siehe Abrechnung).

Diese Seite zeigt eine Liste aller Elemente, und darüber diverse Aktionen, die du ausführen kannst:
XML-Prozesse
Filtern Spalten konfigurieren
Springe zu:
XML-ListeStatus & AussteuerungAktionenAbrechnung

XML-Liste

Die Liste ist chronologisch sortiert (neueste zuerst). Ein Highlight-Controller markiert ausgesteuerte oder blockierte Prozesse, damit sie schnell auffallen.

Pro Eintrag sehen Sie die zentralen Merkmale des E-Rechnungs-XML:

ID
Eindeutige ID des XML-Prozesses.
Benutzerdef. ID
Die aus der Payload extrahierte Rechnungsnummer (invoiceNumber) zur schnellen Zuordnung.
Profil
Ziel-Format der E-Rechnung, z.B. en16931 (Factur-X/ZUGFeRD EN 16931) oder xrechnung (XRechnung 3).
Format
Artefakt-Format – hier immer xml.
Status
Aktueller Workflow-Status (siehe Status & Aussteuerung).
Typ
Eingebettet (mit verknüpftem Dokumentenprozess) oder eigenständig (XRechnung ohne Dokument).
Dokument / Request
Verknüpfter Dokumentenprozess (bei eingebettetem ZUGFeRD) sowie der ursprüngliche Rendering Request.
Abgerechnet
Ob die XML als abrechenbares Element erfasst wurde.
Anonymisierung, Erstellt/Aktualisiert am
Audit- und Datenschutz-Zeitstempel analog zu Dokumenten- und E-Mail-Prozessen.

Über Filtern lassen sich die Prozesse u.a. nach Status (z.B. nur Aussteuerung), Profil, „nur blockierte" sowie eigenständig/eingebettet einschränken. Die Liste ist – wie alle Listen – strikt auf Ihren Mandanten (und ggf. Untermandanten) begrenzt.

Status & Aussteuerung

Der XML-Prozess durchläuft eine eigene Zustandsmaschine. Für den Alltag sind diese Status-Badges relevant:

in Bearbeitung

Übergangszustände (map, generate, validate, …): Mapping, Erzeugung oder KoSIT-Validierung laufen noch.

done

XML erfolgreich erzeugt und KoSIT-validiert. Abrechenbar und herunterladbar; ein gehaltenes Dokument läuft jetzt automatisch weiter.

rejected

Aussteuerung: Mapping, Erzeugung oder Validierung ist fehlgeschlagen. Der Fehler ist als benannter Status sichtbar (nicht nur „blockiert") und enthält Stufe + Meldung.

pause

Prozess pausiert; die Payload kann bearbeitet werden.

anonymized

XML-Datei und Payload wurden aus Datenschutzgründen entfernt; die Metadaten bleiben erhalten.

Aussteuerung ist ein eigener, dedizierter Status (kein generisches „blockiert"). So sind fehlerhafte E-Rechnungen im Dashboard gezielt sicht- und filterbar und können im Cockpit korrigiert werden.

Aussteuerung bearbeiten und neu erzeugen

Ausgesteuerte E-Rechnungen lassen sich direkt im Cockpit korrigieren – über ein strukturiertes Formular statt rohem JSON. Aus der Detailansicht (Anzeigen) öffnen Sie über Bearbeiten das Formular mit den editierbaren Feldern der E-Rechnung:

  • Rechnungskopf: Rechnungsnummer, Währung, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Käufer- und Zahlungsreferenz.
  • Verkäufer / Käufer: Name, USt-IdNr., Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land).
  • Positionen: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz je Zeile.

Mit „Speichern & neu erzeugen" wird die XML aus der korrigierten Payload erneut erzeugt und validiert. Bei Mapping-Fehlern steht zusätzlich „Mapping erneut ausführen" zur Verfügung, das die Daten frisch über das Mapping zieht. Verläuft die Neuvalidierung erfolgreich, wechselt der Prozess auf done – ein zurückgehaltenes Dokument wird automatisch fortgesetzt und ausgeliefert.

Das Bearbeiten und Neu-Erzeugen einer ausgesteuerten E-Rechnung erfordert die Rolle Cockpit (ROLE_COCKPIT). Der KoSIT-Validierungsbericht wird im Formular inline angezeigt, damit Sie gezielt die beanstandeten Felder korrigieren können.

Aktionen

Aktions-Dropdown

XML herunterladen
Anzeigen
Bearbeiten & neu erzeugen
Löschen

Aktions-Dropdown

Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü am Ende jeder Zeile für Aktionen mit dem jeweiligen XML-Prozess.

XML herunterladen

Lädt die erzeugte, validierte XML herunter (sofern vorhanden).

Anzeigen

Öffnet die Detailansicht mit Status, Aussteuerungsgrund, Payload, KoSIT-Validierungsergebnis und Workflow-Log.

Bearbeiten & neu erzeugen

Nur bei Aussteuerung/Pause: öffnet das strukturierte E-Rechnungs-Formular und startet nach dem Speichern eine erneute Erzeugung + Validierung (Rolle Cockpit).

Löschen

Nur für eigenständige XRechnungen. Eingebettete ZUGFeRD-XML kann nicht einzeln gelöscht werden, da sonst das zugehörige Dokument hängen bliebe.

Eingebettete XML können nicht einzeln gelöscht werden. Da das zugehörige PDF zurückgehalten wird, bis seine XML done ist, würde ein Einzel-Löschen das Dokument dauerhaft im Status „wartet auf E-Rechnung" stranden lassen. Behandeln Sie in diesem Fall das verknüpfte Dokument. Nur eigenständige XRechnungen sind einzeln löschbar.

Spalten konfigurieren

Spalten konfigurieren
Spalten-Konfiguration

Passen Sie die Anzeige der XmlProcess-Liste für bessere Übersichtlichkeit an. Spalten können per Drag-and-Drop neu angeordnet und über Checkboxen ein-/ausgeblendet werden.

Persönliche Einstellungen

Für mich anwenden : Spalten-Konfiguration wird nur für Ihren Account gespeichert und beeinflusst andere Benutzer nicht.

Instanz-weite Einstellungen

Als Standard anwenden : Konfiguration wird für alle Benutzer der Instanz übernommen und als neue Standard-Ansicht gesetzt.

Die Spaltenkonfiguration speichert persönliche und Standard-Layouts. Über „Für mich anwenden", „Als Standard anwenden" oder „Auf Standard zurücksetzen" synchronisieren Sie Sichtfelder mit Ihrem Team.

Zugriff & Rollen

Der Zugriff ist analog zu den Dokumentenprozessen geregelt:



  • Vollzugriff (komplette Liste, alle Status): Rolle Vorlagen-Editor (ROLE_TEMPLATE_EDITOR).
  • Dashboard-Zugriff (ROLE_DASHBOARD): nur auf problematische, „dashboard-relevante" Einträge – also ?state=rejected (Aussteuerung) bzw. ?blocked=true. Diese Beschränkung greift sowohl in der Liste als auch beim Öffnen eines Eintrags.
  • Bearbeiten & neu erzeugen / Mapping erneut ausführen: Rolle Cockpit (ROLE_COCKPIT).

Abrechnung

Eine erfolgreich erzeugte E-Rechnungs-XML zählt als genau ein abrechenbares Element – nach derselben Logik wie „1 Seite" oder „1 E-Mail".

Eine ZUGFeRD-Rechnung mit eingebettetem XML zählt damit als N Dokumentseiten + 1 XML. Die XML-Mengen erscheinen im Dashboard als eigenes Chart „XML Amount" sowie in den Berichten.

Eigenständige XRechnung

Neben der eingebetteten ZUGFeRD-Rechnung kann eine reine XRechnung ohne PDF erzeugt werden. Sie entsteht direkt aus einem Rendering Request (z.B. über die kVASy-Strecke mit angefordertem XRechnungs-Profil), besitzt keinen Dokumentenprozess und wird über einen eigenen Auslieferungsweg verschickt. In der Liste ist sie als eigenständig gekennzeichnet und – anders als eingebettete XML – einzeln löschbar.

Hinweise für weiterführende Workflows

  • Dokument-Prozesse: Eingebettete ZUGFeRD-XML gehört zu einem Dokument-Prozess; dort erkennen Sie E-Rechnungs-Dokumente am Badge und am Status „wartet auf E-Rechnung".
  • Render-Anfragen & Rendering-Daten: Zur Fehleranalyse lohnt der Sprung in Render-Anfragen oder Rendering-Daten – dort sehen Sie Payload, Kommentar und Audit-Log.
  • Dashboard: Offene Aussteuerungen und das XML-Volumen überwachen Sie im Dashboard.
  • Mandantenkontext: Wird ein Mandant angezeigt, gelten dessen Regeln. Ohne Mandant arbeitet der Prozess im Kontext der Hauptinstanz.