modale Vorlagen
E-Mail-Vorlagen
Konfigurieren Sie E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation
Die Vorlagen für E-Mails ermöglichen die schnelle und einheitliche Verwaltung von Nachrichten durch zentral hinterlegte, anpassbare Textbausteine und Layouts.
E-Mail-Vorlagen werden im App-Backend erstellt und mit einem eindeutigen Identifier versehen. Sie können für den automatisierten Versand von E-Mails mit dynamischen Inhalten verwendet werden. Schritt-für-Schritt Informationen zur Verwendung von E-Mail-Vorlagen finden Sie in der Einführung zu E-Mails und Anhängen.
Diese Seite zeigt eine Liste aller Elemente, und darüber diverse Aktionen, die du ausführen kannst:
E-Mail-Vorlagen können über das Backend-Interface oder programmatisch über die API erstellt werden.
Jede E-Mail-Vorlage benötigt einen eindeutigen Identifier zur Verwendung in Systemen und für den Versand. Verwenden Sie aussagekräftige Namen wie contract_welcome_letter_mail oder invoice_notification_email.
E-Mail-Vorlagen-Liste
Die Übersicht zeigt alle verfügbaren E-Mail-Vorlagen mit ihren wichtigsten Eigenschaften:
ID, Identifier, Gruppen-Identifier, Aktiv ab
| ID | Identifier | Gruppen-Identifier | Aktiv ab | Wert |
|---|---|---|---|---|
| identifier_name | Null |
ID
Eindeutige Nummer zur internen Identifikation des E-Mail-Vorlages.
Identifier
Eindeutiger Name des E-Mail-Vorlages für Rendering und API-Aufrufe.
Eindeutiger Name für eine optionale Gruppierung von verwandten E-Mail-Vorlagen. Elemente einer Gruppe werden gemeinsam verarbeitet und optionale Validatoren können dabei einzelne Elemente aktivieren oder ignorieren.
Aktiv ab
Startdatum eines E-Mail-Vorlages. E-Mail-Vorlages werden erst ab diesem Datum beim Rendern beachtet.
Wert
Der Dateneintrag des E-Mail-Vorlages. Kann Text, Zahlen, Bedingungen oder andere Daten enthalten, die in Vorlagen verwendet werden.
Aktiv, Pausiert, Validatoren, Erstellt am, Aktualisiert am
| Validatoren | Pausiert | Aktiv | Erstellt am | Aktualisiert am |
|---|---|---|---|---|
| Null | NO | Ja | ||
| missing_street | YES | Nein |
Zugewiesene Validierungsregeln für das E-Mail-Vorlage. Prüfen Ihre Bedingungen vor der Verarbeitung und aktivieren/deaktivieren das Rendering entsprechend.
Temporäre Deaktivierung des E-Mail-Vorlages. Pausierte Elemente werden nicht verarbeitet.
Aktivierungsstatus des E-Mail-Vorlages. Nur aktive Elemente werden beim Rendern berücksichtigt.
Erstellt am
Zeitstempel der E-Mail-Vorlage-Erstellung.
Aktualisiert am
Zeitstempel der letzten Änderung. Zeigt wann E-Mail-Vorlage-Konfiguration zuletzt bearbeitet wurde.
Mandant, Standard für Umgebungs-Mandanten
| Umgebungs-Mandant | Standard für Umgebungs-Mandanten | Benutzerdefinierte ID | Farbe |
|---|---|---|---|
| (1880) Submarke 1 | NO | Null | |
| Null | YES | <<payload.value>> |
Zugeordneter Mandant des/der E-Mail-Vorlage. Ermöglicht Mandanten-spezifische Konfiguration.
Kennzeichnet E-Mail-Vorlage als Standard und vererbt (verfügbar) für alle Umgebungs-Mandanten.
Optionale benutzerdefinierte Kennung nach dem Rendering für externe Systeme. Wird als Referenzen des/der E-Mail-Vorlage bei Callbacks übergeben und beherrscht Vorlagen-Syntax inkl. Zugriff auf Payload-Daten.
Visuelle Kennzeichnung für schnelle Identifikation des/der E-Mail-Vorlage. Vor allem nützlich für Dashboard-Statistiken und Charts.
E-Mail-spezifische Eigenschaften
Standard E-Mail-Identifier, Benutzerdefinierte ID, Farbe, Betreff
| Standard E-Mail-Identifier | Benutzerdefinierte ID | Farbe | Betreff |
|---|---|---|---|
| standard_email | <<contract.id>> | ✌️ Vertragsbestätigung |
Standard E-Mail-Identifier
Verweis auf eine Standard-E-Mail-Vorlage, die als HTML-Gerüst dient. Die Standard-E-Mail-Vorlage definiert das Grundlayout und die Struktur der E-Mail.
Benutzerdefinierte ID
Optionale eigene Kennung, die bei Callbacks nach dem Rendering der E-Mail-Vorlage zurückgegeben wird. Unterstützt Platzhalter für dynamische Werte (z.B. <<contract.id>>).
Farbe
Farbkennzeichnung für bessere Übersicht und Kategorisierung der E-Mail-Vorlage im Backend. Dient der visuellen Unterscheidung und schnellen Identifikation.
Betreff
Der E-Mail-Betreff, der beim Versand verwendet wird. Kann Output.Rocks-Platzhalter enthalten, die beim Rendering durch die entsprechenden Werte ersetzt werden.
Bounce-Handling, Maximale Anzahl blockierter Prozesse
| Bounce-Handling | Maximale Anzahl blockierter Prozesse |
|---|---|
| Ja | 100 |
Bounce-Handling
Steuert, ob der E-Mail-Prozess auf eine Zustellbestätigung wartet. Wenn aktiviert, bleibt der E-Mail-Prozess nach dem Versand im Status "sent" und wartet auf Bestätigung (Workflow: sent → wartet → delivered oder bounced). Manuelle Aktionen wie "Mark as Delivered" oder "Mark as Bounced" sind möglich. Verwendet für wichtige E-Mails, bei denen Bounces erkannt werden sollen. Standard: deaktiviert (false).
Maximale Anzahl blockierter Prozesse
Definiert die maximale Anzahl blockierter Prozesse, bevor die E-Mail-Vorlage automatisch pausiert wird. Bei jedem blockierten Prozess wird geprüft, ob das Limit erreicht ist. Wenn die Anzahl blockierter Prozesse ≥ maxBlockedAmount ist, wird die E-Mail-Vorlage automatisch auf "pausiert" gesetzt. Dies verhindert, dass ein fehlerhaftes Template unbegrenzt blockierte Prozesse erzeugt. Standard: 100.
Dateianhang-Identifier, E-Mail Anhang-Identifier
| Dateianhang-Identifier | E-Mail Anhang-Identifier |
|---|---|
| contract_welcome_letter_attachment | Null |
Dateianhang-Identifier
Template-Identifier, die zu RenderProcesses gerendert und als Dokumente (z.B. PDF) an die E-Mail angehängt werden. Beim Rendern werden die Template-Identifier zu Template-Entities aufgelöst, jedes Template wird zu einem RenderProcess gerendert, und die gerenderten Dokumente werden beim E-Mail-Versand angehängt. Verwendet für dynamische Dokumente wie Rechnungen oder Verträge, die Rendering-Daten verwenden. Pro E-Mail-Vorlage können mehrere Template-Identifier definiert werden.
E-Mail Anhang-Identifier
Identifier von EmailAttachment-Entities, die statische Dateien darstellen. Diese Dateien werden direkt an die E-Mail angehängt, ohne Rendering. Beim Versand werden die Identifier zu EmailAttachment-Entities aufgelöst und die Dateien direkt verwendet (z.B. bereits vorhandene PDFs, Bilder, Logos, AGB). Verwendet für statische Dateien, die keinen Rendering-Kontext benötigen.
Kontext-Aktionen
Aktions-Dropdown
Aktions-Dropdown
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü am Ende jeder Zeile für Aktionen mit dem jeweiligen E-Mail-Vorlage.
Testen
Öffnet eine E-Mail-Vorlage-Testumgebung zum lokalen Rendern mit bearbeitbaren Validatoren und JSON-Testdaten.
Anzeigen
Öffnet eine reine Detailansicht der kompletten Meta-Informationen und Einstellungen des E-Mail-Vorlage.
Ändern
Öffnet das Bearbeitungsformular für alle Einstellungen und den Upload einer neuen E-Mail-Vorlage-Version.
Löschen
Entfernt das E-Mail-Vorlage dauerhaft aus dem System. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Spalten konfigurieren
Passen Sie die Anzeige der E-Mail-Vorlage-Liste für bessere Übersichtlichkeit an. Spalten können per Drag-and-Drop neu angeordnet und über Checkboxen ein-/ausgeblendet werden.
Für mich anwenden : Spalten-Konfiguration wird nur für Ihren Account gespeichert und beeinflusst andere Benutzer nicht.
Als Standard anwenden : Konfiguration wird für alle Benutzer der Instanz übernommen und als neue Standard-Ansicht gesetzt.
E-Mail-Vorlage erstellen
Aktions-Buttons zum Speichern und Verwalten der E-Mail-Vorlage-Konfiguration.
Verwenden Sie "Erstellen und weiteres Element hinzufügen" für effizientes Batch-Erstellen mehrerer Elemente.
Das Erstellungsformular für E-Mail-Vorlagen ist in vier Tabs unterteilt: Details für grundlegende Konfiguration und E-Mail-Parameter, HTML-Inhalt für den HTML-Inhalt der E-Mail mit Vorschau, TEXT-Inhalt für die Text-Version der E-Mail, und Validierung für die Zuordnung von Validatoren.
Eindeutige Kennung für dieses/r E-Mail-Vorlage zur programmatischen Verwendung, Einbindung in Vorlagen, Lookups und API-Zugriff.
Identifiers sollten 'snake_case' sein, also klein geschrieben und Unterstriche verwenden, z.B. 'kunde_name' oder 'rechnung_nummer'.
Zusätzliche Notizen und Hinweise zum/r E-Mail-Vorlage für interne Verwendung.
Verweis auf eine Standard-E-Mail-Vorlage, die als HTML-Gerüst dient. Die Standard-E-Mail-Vorlage definiert das Grundlayout und die Struktur der E-Mail.
Eindeutige Kennung für die Gruppierung und Organisation von E-Mail-Vorlagen.
Elemente einer Gruppe werden gemeinsam verarbeitet und optionale Validatoren können dabei einzelne Elemente aktivieren oder ignorieren.
Gruppen-Identifier sind optional und können bei Bedarf leer gelassen werden.
Gruppen-Identifier sollten 'snake_case' sein, also klein geschrieben und Unterstriche verwenden, z.B. 'kunde_name' oder 'rechnung_nummer'.
Bedingte Logik für die Auswahl des Elements basierend auf Payload-JSON-Daten. Das Element wird angesprochen, wenn der Gruppen-Identifier mit dem Request übereinstimmt. Es wird aber nur gerendert, wenn die Bedingung erfüllt (true) ist.
Aktiviert einen optionalen, manuellen Prüfprozess: Liefert der Ausdruck true, wird das Rendern abgeschlossen, aber Versand und Webhooks bleiben pausiert bis zur Freigabe im Dashboard.
false, also keine Freigabe erforderlich. Beispiel (Symfony Expression Language): data['contract']['id'] > 1000 - ist diese erfüllt, muss das Dokument erst freigeben werden.done ohne Versand.Name für die generierte Datei beim E-Mail-Vorlage-Rendering.
Der Ziel-Dateiname unterstützt Platzhalter für dynamische Dateinamen. Verwenden Sie
<<feldname>> für JSON-Daten und <<or.expression.timestamp({"format":"Y-m-d"})>> für Zeitstempel.Beispiel:
vertragsbestaetigung_<<contract.id>>_<<or.expression.timestamp({"format":"Y-m-d"})>> erzeugt: vertragsbestaetigung_12345_2024-03-15.eml.html Endung verwendet.Optionale eigene Kennung, die bei Callbacks nach dem Rendering der E-Mail-Vorlage zurückgegeben wird.
Die benutzerdefinierte ID unterstützt Platzhalter für dynamische Werte. Verwenden Sie <<feldname>> für JSON-Daten.
Beispiel: rechnung_<<contract.id>>_<<kunde.nummer>>
Interne Beschreibung eines/r E-Mail-Vorlage für Identifikation und bessere Übersicht bzw. Dokumentation. Diese Beschreibung wird im Output.Rocks-Backend verwendet und nicht im Output angezeigt.
Beschreibungen sollten kurz und prägnant sein, um Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Längere Erklärungen sollten im Feld 'Kommentar' platziert werden.
Startdatum des E-Mail-Vorlages. E-Mail-Vorlagee werden erst ab diesem Datum beim Rendern beachtet.
Die Aktiv-Checkbox ermöglicht eine sofortige De-/Aktivierung unabhängig vom Datum.
Vor-Terminierung: Mit diesem Feld können E-Mail-Vorlagee vor-terminiert werden. Setzen Sie ein zukünftiges Datum, um das Element automatisch ab diesem Zeitpunkt zu aktivieren.
Mehrere Elemente mit gleichem Identifier: unterschiedliches 'Aktiv ab' staffelt die Version; bei einer Anfrage gilt das aktive Element mit dem spätesten Aktiv ab (nicht Erstell- oder Änderungsdatum).
Zuordnung zu einem spezifischen Umgebungs-Mandanten oder Standard-Verwendung für alle Mandanten.
Markiert Element als Standard-Element, das automatisch an alle Umgebungs-Mandanten vererbt wird.
Fehlermeldung: Die Kombination "Standard für Umgebungs-Mandanten" + ausgewählter "Umgebungs-Mandant" erzeugt die Fehlermeldung: Tenant defaults can not be set on tenant assigned entities. Ein Element kann entweder für einen spezifischen Mandant ODER als Standard für alle Umgebungs-Mandanten konfiguriert werden.
Steuert, ob der E-Mail-Prozess auf eine Zustellbestätigung wartet. Wenn aktiviert, bleibt der E-Mail-Prozess nach dem Versand im Status "sent" und wartet auf Bestätigung (Workflow: sent → wartet → delivered oder bounced). Manuelle Aktionen wie "Mark as Delivered" oder "Mark as Bounced" sind möglich.
Standard: deaktiviert (NO). Verwendet für wichtige E-Mails, bei denen Bounces erkannt werden sollen.
Der Empfänger der E-Mail. Häufig aus dem Payload mit Platzhaltern wie <<kunde.email>>; unterstützt Expression-Syntax.
Zusätzliche Empfänger (Carbon Copy). Unterstützt Platzhalter und Expression-Syntax.
Blindkopie-Empfänger (Blind Carbon Copy). Unterstützt Platzhalter und Expression-Syntax.
Absender-Name der E-Mail. Unterstützt Platzhalter und Expression-Syntax.
Antwort-Adresse der E-Mail. Unterstützt Platzhalter und Expression-Syntax.
Der Betreff wird beim Versand verwendet und kann Output.Rocks-Platzhalter enthalten.
Farbkennzeichnung für bessere Übersicht und Kategorisierung der E-Mail-Vorlage.
Farben können genutzt werden, um z.B. Dokument-Arten, Marken, Kampagnen oder Produkttypen im Backend schnell optisch zuzuordnen.
Maximale Anzahl blockierter Rendering-Prozesse für das E-Mail-Vorlage. Ab dieser Anzahl werden weitere blockierte Prozesse (z.B. wegen Seitenzahl-Überschreitung, Syntaxfehlern oder Problemen mit Vorlagen-Dateien) nicht mehr versucht zu rendern, sondern direkt abgewiesen.
Ab der festgelegten Anzahl blockierter Prozesse werden weitere Renderings direkt abgewiesen. Es werden Fehlermeldungen im Dashboard erzeugt.
Temporäre Deaktivierung des E-Mail-Vorlages ohne Löschung.
Template-Identifier, die zu RenderProcesses gerendert und als Dokumente (z.B. PDF) an die E-Mail angehängt werden. Mehrere Identifier können durch Komma getrennt eingegeben werden.
Identifier von EmailAttachment-Entities, die statische Dateien darstellen. Diese werden direkt angehängt, ohne Rendering. Mehrere Identifier können durch Komma getrennt eingegeben werden.
Anhänge im Backend bearbeiten:
Dynamische Anhänge (Dateianhang-Identifier): Diese werden als docx-Vorlagen im Backend erstellt und verwaltet. Jede Vorlage wird beim Rendern zu einem RenderProcess und als PDF-Dokument an die E-Mail angehängt.
Statische Anhänge (E-Mail Anhang-Identifier): Diese werden als E-Mail-Anhänge im Backend erstellt und verwaltet. Diese Dateien werden direkt angehängt, ohne Rendering-Prozess.
E-Mail-Vorlagen-Integration und Workflow
E-Mail-Vorlagen werden in Output.Rocks in verschiedenen Bereichen verwendet und mit anderen Funktionen kombiniert. Die korrekte Integration ist entscheidend für einen effizienten E-Mail-Versand‑Workflow.
Verwandte Backend-Bereiche
- Standard-E-Mail-Vorlagen: HTML-Gerüste für E-Mail-Vorlagen
- E-Mail-Anhänge: Zusätzliche Anhänge für E-Mails
- Vorlagen: Dokument-Vorlagen als PDF-Anhänge
E-Mail-Vorlagen-Funktionen
- E-Mail-Templates: Detaillierte Erklärung der E-Mail-Vorlagen-Verwendung
- E-Mail-Anhänge: Anleitung zur Verwendung von Anhängen
- Webhooks: Callback-Integration für E-Mail-Events