Archiv | Output.Rocks Documentation

Das Archiv ist nur verfügbar, wenn das Archivmodul für den aktuell ausgewählten Mandanten aktiviert ist und Ihr Benutzer das Leserecht besitzt. Ein Wechsel des Mandanten kann die sichtbaren Einträge und Aktionen ändern.

Nach dem Hochladen über die Archiv-API enthält die Antwort eine viewUrl zur Dokumentansicht in der Anwendung. Öffnen Sie diese Adresse im Browser. Ohne Anmeldung führt sie zur bestehenden Anmeldung (auch über Microsoft Entra) und anschließend zurück zum angefragten Dokument. Der Link ist keine öffentliche Freigabe: Leserecht, aktives Archivmodul sowie Mandanten-, Umgebungs-Mandanten- und gegebenenfalls Prüfergrenzen werden bei jedem Abruf geprüft. Die bisherige link-Adresse bleibt der geschützte API-Download für Integrationen. Für externe Empfänger nutzen Sie weiterhin die ausdrücklich erteilten, befristeten Freigabelinks.

{
  "id": 42,
  "link": "https://app.output.rocks/api/archive/42/download",
  "viewUrl": "https://app.output.rocks/archive/42"
}

Archivkennzahlen

Im Dashboard sehen Sie die Archivkennzahlen des aktuellen UTC-Monats. Unter Monatsbericht wählen Sie einen Monat und laden den zugehörigen Archivbericht als PDF herunter. Der allgemeine Monatsbericht für Dokument- und E-Mail-Ausgaben bleibt ein eigener Bericht. Die Archivkennzahlen werden bei jedem Abruf neu für Ihren aktuellen Mandanten, Umgebungs-Mandanten und gegebenenfalls befristeten Prüferumfang berechnet. Ohne aktiviertes Archivmodul und Archiv-Leserecht werden sie nicht angezeigt oder ausgeliefert.

Bestand, fällige Löschungen und Legal Holds zeigen den Zustand beim jeweiligen Berichtslauf, auch wenn Sie einen vergangenen Monat wählen; sie sind kein rückgerechneter Monatsendbestand. Als löschfällig gelten nur gespeicherte oder bereits zur Löschung fällige/fehlgeschlagene Einträge, deren Schutzfrist und Löschdatum abgelaufen sind und die keinen Legal Hold haben. Zugänge sind im gewählten UTC-Monat bestätigte Aufnahmen. Linkabrufe zählen erfolgreich ausgelieferte Dokumente über öffentliche Freigabelinks, nicht bloße Seitenaufrufe oder abgewiesene Versuche.

Die Größen sind logische Bytes der Originaldateien und der beim Eingang bekannten XML-/Prüfbericht-Komponenten; unbekannte Originalgrößen werden gesondert gezählt. Weitere geschützte Versionen, PDF/A-Normalisierung, Metadatenrevisionen und Backups sind keine messbare physische WORM-Belegung in dieser Auswertung. Die Aufschlüsselungen nach Umgebungs-Mandant, Aufbewahrungsklasse und Quelle verwenden dieselben Definitionen. Die Zahlen dienen als nachvollziehbare Grundlage für die Abrechnung, berechnen aber weder Preise noch Rechnungen.

Ältere Archiv-Einträge ohne Ingest-Journal gehören zum aktuellen Bestand. Ihr bestätigtes Aufnahmedatum wird aus dem Archiv-Protokoll bestimmt. Fehlt auch dieses Datum, wird der Eintrag als Altbestand ohne bestätigtes Aufnahmedatum ausgewiesen und keinem Monatszugang zugeordnet.

Für die SPA stehen GET /api/spa/archive/metrics?from=YYYY-MM-DD&to=YYYY-MM-DD (JSON) und GET /api/spa/archive/metrics/report.pdf?from=YYYY-MM-DD&to=YYYY-MM-DD (PDF) bereit. Beide verwenden inklusive UTC-Kalendertage, höchstens 367 Tage, und prüfen bei jedem Abruf Anmeldung, Archiv-Leserecht, aktiviertes Modul sowie den aktuellen Mandanten-, Umgebungs-Mandanten- und Prüferumfang. Die Antwort wird nicht öffentlich zwischengespeichert.

Öffnen Sie einen Eintrag aus der Archivsuche oder über seine viewUrl. Bei PDF-Dokumenten zeigt die Ansicht eine Vorschau über denselben geprüften Archivzugang wie der Download. Im Detail sehen Sie die bestätigte Revision, die Aufbewahrungsfrist, den Legal Hold und das Protokoll. Geschützte Bestandteile zeigen ihre Speicherversion und SHA-256-Prüfsumme. Dazu gehören je nach Eintrag die Originaldatei, E-Rechnungs-XML, Prüfbericht und Metadatenrevisionen. Der Download wird protokolliert und ist nur bei erfolgreicher Schadsoftware-Prüfung möglich.

Mit dem ausdrücklich vergebenen Recht Archivschutz verwalten können Sie einen Legal Hold setzen oder lösen und die Aufbewahrungsfrist mit Begründung verlängern. Der neue Schutz gilt erst, wenn die geschützte Revision bestätigt wurde. Während ein Auftrag aussteht, bleibt der bisher bestätigte Stand sichtbar; nach einem Neuladen setzt die Oberfläche die Statusprüfung fort.

Mit dem ausdrücklich vergebenen Recht Archivlöschung freigeben können Sie einen Löschauftrag mit Begründung stellen, sobald Schutzfrist und Hold es zulassen. Der Auftrag erscheint zunächst als offen. Bei einer verzögerten oder fehlgeschlagenen Ausführung zeigt die Detailadresse den Fehlerstatus. Erst nach bestätigter Löschung ist dort der Löschnachweis als JSON-Datei verfügbar. Der Nachweis benennt auch verbleibende Sicherungskopien und deren frühestes Ablaufdatum.

Für Integrationen stehen die gleichen geschützten Daten über SPA-Endpunkte bereit: GET /api/spa/archive/{id}/components listet nur bestätigte Bestandteile, GET /api/spa/archive/{id}/components/{componentId}/download lädt sie über den protokollierten Archivzugang. GET /api/spa/archive/{id}/disposition-request liefert den aktuellen Löschauftrag oder null; GET /api/spa/archive/{id}/disposition-certificate liefert den Nachweis erst nach bestätigtem Abschluss. Schutzänderungen und Löschaufträge benötigen ihre jeweiligen ausdrücklichen Rollen. Jeder Aufruf prüft Mandant und Umgebungs-Mandant erneut.