Freigabelinks

In der Archivdetailansicht können Berechtigte einen Link für eine archivierte Datei erzeugen. Wählen Sie Hauptdokument, XML oder beides. Die XML-Auswahl erscheint nur, wenn die Datei eine archivierte XML-Komponente besitzt. Sie können den Gültigkeitsbeginn, eine Laufzeit, die Höchstzahl der Abrufe und optional einen Zugangscode oder ein vorhandenes Metadatenmerkmal festlegen. Ein Einmal-Link gilt standardmäßig 15 Minuten und erlaubt genau einen Abruf. Zweck, Referenz und eine aktive Marke helfen bei der Zuordnung.

Die vollständige Adresse wird nur direkt nach dem Erzeugen angezeigt. Kopieren Sie sie dann für den vorgesehenen Empfänger oder drucken Sie die angezeigte Adresse mit ihrem QR-Code über QR-Link drucken. Der QR-Code wird lokal im Browser aus genau dieser Umgebungsadresse erzeugt. Die öffentliche Seite zeigt Absender, verfügbaren Dateinamen, Ablaufzeit und passende Download-Schaltflächen auf Deutsch und Englisch. Bei geschütztem Zugriff muss der Empfänger den vereinbarten Code beziehungsweise den Wert des gewählten Metadatenmerkmals eingeben. Die Seite verwendet nur bestehende öffentliche Markenbilder und lädt keine externen Schriften oder Tracker.

Die Detailansicht zeigt Status, Abrufzahl und Frist jedes Links. Sie können einen Link widerrufen, innerhalb der Mandantenhöchstgrenze verlängern oder neu ausgeben. Eine Neuausgabe übernimmt die Komponenten, Marke, Abrufgrenze, geplanten Gültigkeitsbeginn, ursprüngliche Laufzeit und Zugangsbedingung. Für einen Zugangscode geben Sie einen neuen Code ein; bei einem Metadatenmerkmal bleibt der ursprünglich festgelegte Wert maßgeblich, selbst wenn sich die Metadaten inzwischen geändert haben. Die neue Adresse wird einmalig angezeigt. Der alte Link bleibt bis zu seinem eigenen Ablauf oder Widerruf gültig. Die Archivdatei und ihre Aufbewahrungsfrist bleiben unverändert.

Administratoren legen unter Einstellungen → Archiv-Freigabelinks die Standard- und Höchstlaufzeit, Standard-Abrufzahl, Codepflicht und zulässige Zahl falscher Eingaben fest. Diese Optionen erscheinen nur bei aktiviertem Archivmodul. Beim automatischen QR-Anschreiben des Archiv-Webhooks können zusätzlich Abrufzahl und Zugangscode aktiviert werden. Ein dort erzeugter bestehender QR-Link führt weiterhin direkt zur PDF und behält seine ursprüngliche Frist ab bestätigter Archivierung.

Abgelaufene, widerrufene, bereits verwendete und unbekannte Links zeigen dieselbe neutrale Meldung. Jede Abrufentscheidung wird im Archiv protokolliert. Ist die Datei wegen Schadsoftwareprüfung, Wiederherstellung oder zugelassener Löschung nicht sicher abrufbar, liefert der Link keine Datei.