QR-Anschreiben als Zustell-Fallback

Ein Dokument-Archiv-Webhook kann nach bestätigter Archivierung ein Anschreiben mit einem befristeten Abruflink erzeugen und an den konfigurierten Binect-Kanal übergeben. Der Versand wird je Archivdokument nur einmal automatisch reserviert. Das Original bleibt im Archiv; sein PDF wird bei einem Abruf über die normalen Archivprüfungen ausgeliefert.

Unter Integration → Webhooks wählen Sie beim Dokument-Archiv-Webhook die Anschreibenvorlage und einen Binect-Dokument-Webhook. Die Gültigkeit beträgt ohne Änderung 30 Tage und lässt sich auf 1 bis 365 Tage einstellen. Sie beginnt mit der bestätigten Archivierung. Optional begrenzen Sie die Zahl der Abrufe und lassen einen Zugangscode im Anschreiben drucken. Für Test und Staging muss der Binect-Webhook die Testumgebung verwenden.

Mit Immer wird für jedes passende archivierte PDF ein Anschreiben ausgelöst. Mit Bei gewähltem Zustellfall wählen Sie eine oder mehrere Bedingungen:

• Postwunsch: Der konfigurierte Datenpfad enthält genau den konfigurierten Wert, zum Beispiel delivery.method = post.
• Fehlende E-Mail: Der Empfänger-E-Mail-Datenpfad ist leer oder fehlt.
• Bounce: Ein zur ursprünglichen Rendering-Anfrage gehörender E-Mail-Prozess hat den bestehenden Status bounced. Der Status muss mindestens die eingestellte Zahl von Stunden bestehen.

Die Datenpfade, der Postwert, die Zielkennungen und die Quelldaten werden bei der Archivreservierung festgehalten. Eine spätere Änderung des Webhooks ändert bereits reservierte Fälle nicht. Ein Anschreiben beginnt erst, wenn die Archivierung bestätigt, die Quelle verfügbar und der Link gültig ist. Die normale Schadsoftware-, Wiederherstellungs- und Löschsperre gilt weiter. Aus einem Anschreiben entsteht kein weiteres Anschreiben.

Für eine Standardvorlage stehen der vollständige Link (archiveDownload.url), der Kurzlink (archiveDownload.shortUrl), der Zugangscode (archiveDownload.accessCode), die Rechnungsnummer (archiveDownload.invoiceNumber) und die Ablaufdaten bereit. Der QR-Platzhalter erhält archiveDownloadQr als Wert. Die A4-Standardvorlage Begleitschreiben E-Rechnung zeigt Rechnungsnummer und Zugangscode nur, wenn sie vorhanden sind. Ihr QR-Platzhalter wird direkt von der Dokumentvorlage erzeugt; beim Einspielen ist keine zusätzliche QR-Code-Konfiguration nötig. Die Vorlage liegt als bearbeitbares Repoartefakt vor; vor ihrer Verwendung müssen Anschrift und Binect-Druckfenster mit den Kundendaten geprüft werden. Sie wird nicht automatisch in einen Mandanten eingespielt.

Die Archivdetailansicht zeigt je Anschreiben den Auslöser, Druckstatus und Postversandzeitpunkt, den ersten Abruf oder den Nichtabruf nach Fristablauf sowie das selbst archivierte Anschreiben. Berechtigte können mit Begründung eine Erinnerung mit neuem Link anstoßen. Diese legt eine eigene protokollierte Zustellaktion mit eigenem Link an; der frühere Link und ein bereits angenommener Druckauftrag bleiben unverändert. Ein einzelner Link kann widerrufen werden. Für die Erinnerung müssen die ursprünglichen Quelldaten noch gemäß ihrer Aufbewahrungsfrist verfügbar sein.

Manuelle Freigabelinks bleiben unabhängig von diesem Folgeprozess.