Hold-Vorgänge und Fristverlängerungen

Wer die Rolle Archivschutz verwalten besitzt, kann in der Archivsuche die aktuelle Trefferliste für einen Legal Hold oder eine Fristverlängerung verwenden. Die Archivverwaltung muss für den Mandanten aktiviert sein. Die Trefferzahl wird vor dem Start geprüft. Ändern sich die Suchergebnisse oder Berechtigungen während der Auswahl, muss die Vorschau wiederholt werden.

Öffnen Sie in der Archivliste Hold-Vorgänge, prüfen Sie die angezeigte Auswahl und wählen Sie Trefferzahl prüfen. Tragen Sie Bezeichnung, Aktenzeichen, verantwortliche Person und Begründung ein. Für eine Fristverlängerung geben Sie zusätzlich das früheste gewünschte Aufbewahrungsdatum an. Vorgang starten übernimmt die sichtbaren Treffer und verarbeitet jedes Dokument im Hintergrund über einen revisionsgebundenen Schutzauftrag. Die Auswahl umfasst die Treffer zum Zeitpunkt der Suche; später neu archivierte Dokumente werden nicht automatisch aufgenommen.

Die Vorgangsliste zeigt die Gesamtzahl sowie ausstehende, laufende, geschützte und aufgehobene Dokumente. Einzelfehler nennen die betroffene Archiv-ID und können über Wiederholen erneut bearbeitet werden. Bei geänderten Rechten oder abgeschaltetem Archiv pausiert der Vorgang; neue Schutzaufträge starten erst nach erneuter Berechtigung und Wiederholung. Bereits reservierte Schutzaufträge beenden ihren sicheren Wiederherstellungspfad. Ein Vorgang ist erst Abgeschlossen, wenn alle ausgewählten Dokumente bestätigt wurden.

Vorgang aufheben entfernt nur den Hold dieses Vorgangs. Holds anderer Vorgänge und unabhängig gesetzte Holds bleiben bestehen. Eine Fristverlängerung kann nicht aufgehoben oder verkürzt werden; bereits geltende gesetzliche oder technische Mindestfristen bleiben wirksam.